¡Libera tu inbox!
¿Abrumado(a) por el caos en tu inbox? Te hablo del temido "inbox" y cómo he encontrado una forma más efectiva y liberadora de lidiar con él. Pro tip: Tu email no es para gestionar tareas.
☕ Espresso de la semana.
Imagina esta situación: ingresas a tu correo y tienes decenas de correos electrónicos no abiertos. ¿Qué haces?
Yo tenía un sistema que creía efectivo:
Asignaba una etiqueta a cada “tipo” de correo electrónico.
Dejaba “sin leer” los correos electrónicos como una lista de tareas pendientes.
Aquellas tareas que no eran prioritarias, las posponía con la opción “snooze” de Gmail. Para que luego regresaran a mi inbox en otro momento.
Cuando finalizaba una tarea volvía a mi inbox para buscar el correo electrónico respectivo y proceder a archivarlo.
Al finalizar mi día conseguía mi anhelado “inbox zero” o bandeja de entrada vacía.
¿Suena bien, no? O eso creía.
Bueno, veamos punto por punto:
Las famosas etiquetas, si bien son fáciles de “automatizar”, no ofrecen una mayor ventaja frente al buscador de Gmail. Además, las etiquetas y la organización automatizada me brindaban la ilusión de estar en control, pero en realidad, ¿qué había logrado? Nada aún.
Muchas veces confundimos la sensación de organización por la de que estamos siendo productivos.
Usar el inbox como un gestor de tareas o to-do list, no es eficiente.
Un sistema eficiente de to-do list es confeccionado por ti, tú debes ser la persona que más entienda la tarea que se debe realizar.
Usualmente, los asuntos de los correos electrónicos que recibes (que además no son creados por ti) no son claros ni específicos.
Un email puede significar una o varias tareas.
Imagina que si recibes en promedio decenas de correos por día, y varios de estos quedan como “no leídas”, es decir, como lista de tareas pendientes, sólo nos generará ansiedad.1
Quizá el “snooze” de Gmail es una opción, pero una vez que regresa a tu inbox, el asunto sigue siendo el mismo y debes nuevamente leer el cuerpo del correo para recordar de qué se trata, aumentando tu carga mental.
¡Los emails siguen llegando! Si estás pendiente de revisar la lista de tareas pendientes en tu gestor de correos, existen más posibilidades que te distraigas con los nuevos correos que lleguen y no avances en el trabajo que quieres realizar.
Lo que no alcanzas a responder lo pospones para el próximo día. Sin embargo, esto no te proporciona un descanso mental si consideramos lo que señaló el psicólogo lituano.
Y así es como que al finalizar tu jornada laboral no consigues realmente un “inbox zero”, porque no existe una claridad en tu mente sobre que se hizo o no, si se dio prioridad a lo más relevante o si se realizó todas las acciones.
Aquí van mis trucos para lograr un verdadero "inbox zero":
Sé que es polémico lo que te recomiendo, pero no uses etiquetas. Usa el buscador de tu gestor de correo. Debería ser suficiente para encontrar cualquier cosa que necesites.
No dejes que otros redacten tu lista de tareas mediante sus asuntos. Usa tu inbox para lo que fue creado, recibir correos. Y usa tu gestor de tareas para ingresar la acción o acciones que debes realizar, creada y redactada por ti.
“Snooze” es una opción, pero considera que tu gestor de tareas tiene mejores opciones para asignar prioridad, plazos y recordatorios.
Usa la regla del “one-touch”, es decir, cada correo se toca una vez. Respondes inmediatamente, calendarizas el evento, creas una tarea o archivas.
Espero que estos consejos te ayuden en tu recorrido por alcanzar un enfoque más efectivo en la gestión de tus correos electrónicos y la productividad en general.
¡Hasta la próxima!
☕ Mi enfoque de barista: la app no lo es todo.
Al final del día, no importa lo avanzada que sea la app que uses; lo que realmente marca la diferencia es el sistema que implementes.
En mi caso, he aplicado todos estos consejos en Gmail, y me han funcionado igual de bien en la nueva aplicación que utilizo llamada Spark.
¿Qué aplicaciones usas tú? ¿Usas alguna otra técnica para lograr el inbox zero?